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文印、档案管理制度
时间: 2016-09-08             来源: 

一、收发文制度

(一)收文处理

1、文秘在做好文件的收发、分类、编号、登记工作后,认真填写收文处理单,附在所传文件上,送办公室主任提出拟办意见。
      2、按照拟办意见规定的范围,由文秘人员及时将文件送交领导阅批,并请领导及时归还,做到文件不横传、不积压,不携带机要文件离开办公室,不擅自扩大阅读范围。
      3、根据领导的批示,对需传阅的文件分类别传阅。领导批示需具体组室科局、个人承办的文件要及时送阅承办人。

4、阅文者应及时阅文,防止积压,阅后要签字,注明日期,并及时退回文秘人员,以便下一传阅人及时传阅。

5、阅文者不在单位情况下,由科(室)、单位其他人员通过电话口头传达文件内容,阅文者回到单位后,自行到文秘人员处补签。

6、属秘密文件、资料必须在规定范围内阅读,绝密文件要从严管理,单独登记送阅,阅后及时收回。

7、文件传阅完毕,应及时收回、清点注册、整理归档。

8、任何人不得在文件传阅过程中擅自复制或损毁文件和资料。

(二)发文处理

1、拟稿。拟稿要符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定。情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,标点准确,篇幅力求简短。

2、审核。以局名义发的文稿由拟稿科(室)、单位负责人审核签字后,附上有关依据性文件,送办公室核稿,由办公室审核后送局长审阅。

3、签发。局发公文由局长签发。

4、编号、缮印。以局名义发出的文件统一由办公室编排文号。局发公文,经由局长签发,文秘人员编号、登记后,办公室主任根据文件内容、份数、确定打印。文件由拟稿科(室)、单位校对。

5、传递。要及时、准确、安全地传递公文。发往外地,外部门的一般公文由拟稿科(室)、单位负责装封,写清封皮,办公室发送。

二、复印、打印管理制度

1、节约用纸,打印、复印文件必须登记,到办公室主任处填写《打印、复印审批单》后,方可进行打印、复印,并进行双面印刷。

2、禁止在打印、复印室吸烟,乱丢杂物等。

3、不得用打印、复印室电脑玩游戏。

4、单位无关人员、外来人员不得随意进入打印、复印室。

5、不得在单位打印、复印与公事无关的文件。

6、负责打印、复印人员做好保密工作,不得私自泄露文件内容,同时做好电脑涉密安全工作。

三、印章管理制度

1、公章由局办公室统一管理,并确定专人负责保管。管理人员如外出或特殊情况下,不得私自转交他人,应由办公室主任指定专人代为保管。公章管理人员须高度负责,使用公章要坚持原则,严格按制度办事,对不符合盖章手续的各类证件、函件,不予盖章。任何人不得超越审批权限,强行要公章管理人员盖章。公章只限在办公室使用,因公外出需使用公章,必须经办公室主任批准并登记,由负责保管公章人员携带公章共同办理相关事项。
    2
、 公章使用必须建立用章登记制度,严格审批手续,严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信等。使用时,必须到办公室主任室填写《公章使用审批单》,登记用印章的事由、时间、份数和经办人,由办公室主任审签后,凭《公章使用审批单》到办公室专人负责处加盖公章。重大事项(如财务、人事工资等)经主要领导审批签字方可使用。如遇急件且领导未在,应电话请示同意后方可盖章,且经办人员须及时按规定程序补办审核手续。
 

四、档案管理制度

     (一)管理范围

凡是本局在工作中形成的、具有一定查考利用价值的文件材料、业务资料、大事记,由办公室整理交档案室归档管理。

(二)档案保管

1、凡文书档案由办公室收集、归档和保管;凡业务档案由各科(室)负责收集、整理,办公室有关人员检查指导,经验收合格后移交办公室统一管理。

2、建立健全档案资料统计台帐,及时、准确记载反映档案的变动情况。并按档案管理规定,向有关部门统计上报。

3、配备必要的、足够数量的保管档案所需的设备。档案管理人员对保管的档案每季度要进行全面检查,并作好记录。

4、档案管理人员因工作调动或长期休假、出差离开工作岗位,应申请办理移交和监交手续,以明确责任,保证档案资料的齐全、完善和档案管理工作的正常开展。

5、对涉密件的制作、收发、传阅、复制、复印、销毁等应严格按照《档案法》和《保密法》的要求办理。

6、非工作人员不准进入档案室,档案管理人员要严格遵守保密纪律并坚持经常进行档案保密检查,发现不安全隐患应及时汇报、处理;凡发生失、泄密事件,要及时向局领导报告,并查清情况,严肃处理。

(三)档案借阅

1、凡本局人员查借阅档案,应说明情况,并填写借阅档案审批单,经批准后借阅,如需查借阅秘密件,要经局主管领导签批;凡外单位来本局查档案,需经局主管领导同意;查借阅档案要登记。

    2、查借阅档案者要爱护和保护档案资料,不得有损坏、遗失。如发生损坏、遗失,应及时查明原因,并报告局领导妥善处理。



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